Erste Schritte



Starter/Adressen – Erste Schritte


Grundsätzlich ist der Ausgangspunkt im Alltag der Kunde, resp. das Modul Adresse
Von dort wird von der entsprechenden Person/Firma zu Briefen, Offerten, Rechnungen, usw. verzweigt um vorhandene aufzulisten oder ein neues Dokument zu erstellen.

Um auf bestehende Dokumente zu gelangen ist der Umweg über die Adresse nicht nötig.
Im Starter geben Sie im Suchfeld z.B. ‚Huge‘ ein und klicken auf Rechnung um ‚Hugentoblers‘ Rechnungen anzuzeigen und gleich eine neue zu erstellen für ‚Hugentoblers‘ .
Um alle offenen Rechnungen von allen Kunden anzeigen zu lassen reicht ein Klick auf Rechnungen ohne vorher im Suchfeld etwas eingegeben zu haben.

Generell befinden Sie sich im ‚Anschauen‘ auch Blättern-Modus genannt.

Sie können mit den Pfeilen im grauen Balken durch die aktuell aufgerufenen Adressen blättern, wie Sie in einem Karteikasten durch die Adresskärtchen blättern. Um alle Adressen aufzurufen klicken Sie unterhalb der Pfeile auf z.B. 3/799 gefunden. Alternativ dazu können Sie im Menu Datensätze auf den Punkt  Alle Datensätze anzeigen klicken in der Adressliste auf die Taste Alle klicken.

In diesem Modus können neue Adressen erstellt oder bestehende geändert werden.

Achtung

Alle Eingaben werden immer sofort automatisch gespeichert!

Als Datensatz bezeichnet man z.B. eine Adresse. Mehrere Adressen werden gleichzeitig in der Liste angezeigt. Zu dieser wechseln Sie mit Klick auf das Listensymbol.

Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol am Zeilenanfang springen Sie wieder zurück ins Datensatz-Detail. In den meisten Modulen funktioniert dies identisch.

Der schwarze Balken am linken Fensterrand markiert den aktuellen Datensatz

Alternativ kann auch der blau markierte Modulnamen Adresse angeklickt werden um zwischen Liste und Detailansicht hin und her zu wechseln.


Um Daten zu selektieren oder zu suchen, klicken Sie zuerst auf die Taste suchen. Jetzt befinden Sie sich im Such-Modus. Suchkriterium eingeben und Zeilenschaltung betätigen oder nochmals die Suchen Taste klicken startet die Suchabfrage. Mehr dazu im Kapitel suchen.



Neue Adresse erfassen


  • Wählen Sie im Starter das Register Adressen
  • Klicken Sie die Taste neu
  • Geben Sie nun die Firmenbezeichnung oder Organisation ein
  • Drücken Sie auf der Tastatur die Tabulatortaste TAB, um zum nächsten Feld zu gelangen

Tipp

Noch schneller und einfacher geht es mittels Tel.search.ch. Z.B. Firmennamen eingeben und Taste Tel.search.ch anklicken. Nun wird auf Tel.Search.ch nach dieser Adresse gesucht.

Wählen Sie aus den Suchtreffern die passende Adresse. Mit einem Klick auf die gewünschte Zeile wird die Adresse übernommen. Es muss eine Verbindung zum Internet bestehen.

Alle Eingaben werden automatisch gespeichert!

Kontrollieren Sie die Adresse in der Adressvorschau rechts oben.

Info

Falls Leerzeilen in der Adressvorschau vorkommen, haben Sie vermutlich in einem Feld eine Zeilenschaltung eingegeben. Mit Klick auf den runden Pfeil werden Leerschläge, falsche Formatierungen usw. korrigiert.



Adresse suchen


Klicken Sie die Taste suchen. Nun schaltet das Programm in den Suchmodus.

Geben Sie in einem beliebigen Feld oder in mehreren einen Suchbegriff ein und betätigen Sie mit Enter (Eingabetaste auf dem Zahlenblock Ihrer Tastatur), der Zeilenschaltung oder klicken Sie erneut die Suchen Taste. Nun werden alle gefundenen Datensätze angezeigt. Falls keine übereinstimmenden Datensätze gefunden werden, erscheint eine Fehlermeldung.

Mit Klick auf die Taste Liste gelangen Sie in die Listenansicht um einfacher aus mehreren Suchtreffern auswählen zu können. 

Mit Klick auf das Bearbeiten-Symbol am Zeilenanfang gelangen Sie wieder zurück zur Adress Eingabemaske.


Tipp

Schnellsuche: statt zuerst in den Suchmodus zu wechseln, können Sie auch oben rechts Suchbegriff in das Schnellsuche Feld eingeben und mit der Enter Taste in den wichtigsten Feldern nach diesem Suchbegriff suchen

Weitere Infos zum einschränken von Suchabfragen: KB 1009
Suche in Kategorien: KB 1297
Exakte Suche: KB 1430



Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigungen erstellen


Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigung erstellen

Erfassen oder suchen Sie zunächst in Adressen nach der gewünschten Person oder Firma.
Adresse erfassen siehe KB 1002.

  • Auf Register Auftrag/LS oder Offerte/Auftr. klicken (diese Bezeichnung können Sie selber einstellen im Register Einstellungen ganz rechts oben.

  • Beim Dialog ‚Neue Offerte erstellen‘ OK klicken.

  • Wählen Sie die Art aus: Soll der Titel Angebot, Offerte, Kostenschätzung… lauten?


    Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigung ausfüllen

  • Fügen Sie Zeile um Zeile Anzahl, Einheit, Beschreibung, Preis ein. Noch schneller geht es, wenn Sie vorher in der Preisliste die meist gebrauchten Artikel/Dienstleistungen definieren. So kann mit Klick auf das Pfeilsymbol neben der Artikelnummer, der Artikel bequem ausgewählt werden.
  • Um den MWST-Satz zu wählen, klicken Sie unterhalb des MWST-Betrages. Es wird zwischen den gewählten MWST-Sätzen umgeschaltet.


Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigung ausdrucken

Ausdrucken der Offerte, Angebot, Kostenschätzung, mit Klick auf drucken. Drucklayout kontrollieren und auf Fortsetzen oder die Entertaste klicken.

Um Offerte, Angebot, Kostenschätzung zu verrechnen, auf Register Rechnung klicken und bestätigen.



Rechnung erstellen


Rechnung erstellen

Erfassen oder suchen Sie zunächst in Adressen nach der gewünschten Person oder Firma.

  • Auf Register Rechnung klicken.

  • Beim Dialog ‚Neue Rechnung erstellen‘ OK klicken.


    Rechnung ausfüllen

  • Fügen Sie Zeile um Zeile Anzahl, Einheit, Beschreibung, Preis ein. Noch schneller geht es, wenn Sie vorher in der Preisliste die meist gebrauchten Artikel/Dienstleistungen definieren. So kann mit Klick auf das Pfeilsymbol neben der Artikelnummer, der Artikel bequem ausgewählt werden.
  • Um den MWST-Satz zu wählen, klicken Sie unterhalb des MWST-Betrages. Es wird zwischen den gewählten MWST-Sätzen umgeschaltet.


Rechnung ausdrucken

Ausdrucken der Rechnung mit Klick auf drucken. Drucklayout kontrollieren und auf Fortsetzen oder die Entertaste klicken.



Artikel aus der Preisliste übernehmen


Klicken Sie in ‚Artikel-Nr.‘ es erscheint eine Liste, der von Ihnen favorisierten Artikeln. Ausgewählter Artikel wird übernommen. Neben Bezeichnung auch der Preis, MwSt.-Satz umd Einheit.

Artikel suchen mit Stichwort

Geben Sie im Artikel-Nr Feld z.B. ‚MacBook‘ ein und klicken auf das Übernehmen-Symbol .

Es werden alle Artikel gezeigt, die ‚MacBook‘ enthalten.

Auf gewünschte Artikelzeile klicken um diesen in die aktuelle Offerte, Lieferschein, Auftragsbestätigung, Rechnung zu übernehmen. Falls der gewünschte Artikel nicht angezeigt werden, können Sie die Suche mit der Taste Abbrechen (unten rechts) beenden.



Artikel Preisliste einrichten


Richten Sie Ihre eigene Preisliste ein. Beliebige Artikel können favorisiert werden, durch das markieren des Feldes am Zeilenanfang. Jetzt werden diese Artikel in der Offerte, LS, Rechnungen unter ‚Artikel-Nr.‘ im Auswahlmenu aufgelistet.

Nehmen Sie jegliche Artikel in der Preisleiste auf und stellen Sie so sicher, dass immer der richtige MWST-Satz ausgewählt wird. Es können auch Arbeits- oder Dienstleistungen ohne Beschreibungstext, nur mit der Angabe des Ansatzes erfasst werden. Oder umgekehrt Artikeltexte ohne Preis/Einheit, z.B. für idividuelle Pauschalen, wie z.B. ‚Wohnungsreinigung 120m2, inkl. Wohnungsabnahmegarnatie, …‘ oder ‚Polsterrestauration pauschal‘

Sortier-Funktion: Artikel, die nicht in der Preisliste sind oder keinen Sortcode haben, werden bei Offerten und Rechnung unten eingeordnet.

Sortcode: ZZZZ für Artikel die zwingend am Schluss stehen sollen.

Achtung

Wenn Sie mit Sortcode arbeiten, lassen sich bei Offerten, Auftragsbestätigungen, Lieferscheinen und Rechnung keine Positionszeilen mehr zwischen anderen Positionen einfügen.



Auftragsbestätigung von bestehender Offerte erstellen


Bei jedem Schritt z.B. von Offerte zu Auftragsbestätigung, dann zu Lieferschein, usw. immer das aktuelle Dokument duplizieren!

  • Gewünschte/r Auftrag/Offerte/Lieferschein suchen
  • Taste duplizieren klicken
  • Art Auftragsbestätigung angeben

Nicht empfohlen: die einfachste Möglichkeit wäre bei der bestehenden Offerte lediglich die Art auf Auftragsbestätigung zu ändern. Nachteil daran ist, dass die Offerte so ‚überschrieben‘ wird und somit nicht mehr existiert.



Rechnung verbuchen


Rechnungen können automatisch verbucht werden. Markieren Sie hierzu in den Einstellungen, Register Rechnung den Punkt Automatisch Rechnung verbuchen.

Achtung

Stellen Sie sicher, dass

  • 1. Kontoplan
  • 2. Ertragskonto
  • 3. Steuerschlüssel (falls MWST-pflichtig) Ihren Bedürfnissen angepasst sind!

Suchen Sie die zu buchende Rechnung und schreiben in Rechn. bezahlt das Valutadatum und klicken Sie auf verbuchen.

FiBu Journal mit Ihrer Buchung erscheint.
Buchungssatz(sätze) kontrollieren!

Um einer verbuchten Rechnung eine weitere Buchung hinzuzufügen (z.B. bei Skontoabzug), klicken Sie auf neue Sammelbuchung.

Falls nur Teilbeträge verbucht werden, in Einstellungen (Register Rechnung) Teilrechnungen buchen aktivieren. Schreiben Sie den erhaltenen Teilzahlungsbetrag ins aufgehende Feld und klicken Sie auf Buchen. Der Teilbetrag wird inkl. MWST gebucht. Die Rechnung bleibt unbezahlt und der Restbetrag wird angezeigt.

Alt-Taste + Klick Teilverbuchung
Shift-Taste + Klick gedrückt halten zum erledigt schalten, ohne zu verbuchen.



Wie buche ich?


Das Eingabe-Buchungsjournal entspricht einem Kassajournal.

    >
  • Ausgaben verbuchen Sie mit einem Klick auf Neu
    (Einnahmen aus Rechnungen siehe KB 1088)

  • Datum Bankvaluta einsetzen.
  • Buchungstext erfassen oder aus den Buchungsvorlagen auswählen.
    Beleg Nr. wird automatisch nach der Taste buchen generiert. (Die Belegnummer sollte normalerweise nur am Anfang des Kalenderjahres gesetzt werden.)
  • KontoNr. Ein (Kassabuch) = Soll / Aus (Kassabuch) = Haben
    Beide Konti müssen zwingend nach den buchhalterischen Grundprinzipien ausgefüllt werden.
  • Wenn Sie MwSt. pflichtig sind zur Buchung passenden MWST Schlüssel wählen.
  • Buchen mit Klick auf die Taste Buchen auf der aktuellen Zeile. Automatisch wird bei Buchungen mit MwSt. eine separate Buchung erstellt

  • Nun wird anhand der Voreinstellungen die Belegnummer gesetzt. Die Datei wird wieder geschützt (Schloss oben rechts ist zu).
  • Um eine bestehende Buchung zu ändern zuerst Schloss öffnen mit einem Klick darauf

Achtung

Einnahmen / Ausgaben:
Betrag entsprechend den monetären Verschiebungen bei Kasse, Post oder Bank, entweder bei Einnahmen oder Ausgaben einsetzen. Sollten Buchungen ohne Aktivkonten (Kasse, Post oder Bank) getätigt werden, den Betrag in Einnahmen schreiben.

Info

Vorteile gegenüber anderen Standardlösungen:
Durch die Verbuchung von Einnahmen oder Ausgaben kann äusserst effizient der aktuelle Laufsaldo von Kasse, Post, Bank, etc. überprüft werden.



Tastenkombinationen, Kurztasten (Shortcuts)


Hier die wichtigsten Tastenkombinationen (Tastatur) um die Arbeit zu beschleunigen:

Kurzwahltaste / Aktion
(+ bedeutet gleichzeitiges Drücken der Tasten)

TAB springt zum nächsten Feld
SHIFT + TAB springt zum vorherigen Feld]
ALT + TAB Tabulatorsprung innerhalb Textfeld

Windows

CTRL + 1 ist in allen Dateien der Befehl zurück zum Starter
CTRL + 2 zeigt in allen Dateien die Detailansicht
CTRL + 3 zeigt in allen Dateien die Liste
CTRL + – Datum einsetzen
CTRL + SHIFT+N Name einsetzen
CTRL + 1 zurück zum Start
CTRL + E aktuellen Datensatz löschen

Neu in MiniBüro/FlexBüro 10:
CTRL + P Drucken (Print) Rechnung, Offerte, Briefe, usw.
CTRL + F Suchen (Find) wechselt in den Suchmodus
CTRL + N Neuer Datensatz (z.B. neue Rechnung für aktuellen Kunden)
CTRL + D Duplizieren dupliziert z.B. aktuelle Rechnung
CTRL + E Löschen (Erase) löscht z.B. aktuelle Adresse, usw.


Macintosh

Befehl + 1 ist in allen Dateien der Befehl zurück zum Starter
Befehl + 2 zeigt in allen Dateien die Detailansicht
Befehl + 3 zeigt in allen Dateien die Liste
Befehl + – heutiges Datum einsetzen
Befehl + SHIFT+N Name einsetzen
Befehl + 1 Zurück zum Start
Befehl + E aktuellen Datensatz löschen

Neu in MiniBüro/FlexBüro 10:
Befehl + P Drucken (Print) Rechnung, Offerte, Briefe, usw.
Befehl + F Suchen (Find) wechselt in den Suchmodus
Befehl + N Neuer Datensatz (z.B. neue Rechnung für aktuellen Kunden)
Befehl + D Duplizieren dupliziert z.B. aktuelle Rechnung



Grundeinstellungen Checkliste


Kontrollieren Sie folgende MiniBüro Einstellungen und ändern Sie diese gegebenfalls:

  • Adress Ausgabe (dies ist automatisch Adresse mit Nr. 1 in der Adressverwaltung)
  • Absender Adresszeile (erscheint im Fenstercouvert über der Empfängeradresse)
  • Briefabsender Ort für Briefabsender, z.B. Zürich.
  • Ort
  • Datumposition wählbar für Briefe und Serienbriefe


Eigenes Logo / Kopftext und Fusstext

  • Unter Briefkopf kann ein Logo hinterlegt werden
  • Ebenso kann unter Kopfteil Ihre Absenderadresse hinterlegt werden

Weitere Anpassungsmöglichkeiten des Drucklayouts siehe KB 1277


Offerten, Auftragsbestätigungen, Rechnungen Kopf- Fusstexte:

  • In Einstellungen Auftrag / LS, Rechnung in Offerte, Auftragsbestägigung Lieferschein, Bestellung Kopf-, Fussteil kontrollieren und ergänzen.
  • Ebenso, falls benutzt, die entsprechenden Sprachvarianten, resp. ‚Du‘ Texte


Fortlaufende Offerten, Auftragsbestätigungen, usw. Nr. setzen :

  • Einstellungen Auftrag / LS Nächste Auftrag / LS Nr. setzen


Fortlaufende Rechnungs Nr. setzen :

  • Einstellungen Rechnung Nächste Auftrag / LS Nr. setzen
  • Wählen ob Rechnungsnummer erst bei Druck erstellt wird


Finanzen

Steuerschlüssel:

  • Unter Einstellungen MWSt klick auf Steuerschlüssel definieren, hinterlegte Kontierungen kontrollieren

MWST Nr. / UID Nr.:

  • Bei MWSt-Pflicht, MwSt. aktiv anklicken MWSt 1
  • MwSt. Satz 1 Umsatzsteuersatz auswählen
  • MwSt. Satz 2 falls zwei MwSt. Sätze verwendet werden, zweiten Umsatzsteuersatz auswählen


Konto und Zahlungsart:

  • Unter Einstellungen FiBu die Zahlungsarten definieren (Bar, Post, Bank, usw)


FiBu BelegNr und Buchungsjahr:

  • Unter Einstellungen FiBu Buchungsjahr und Belegnummer setzen



Suchen erweitert


Suchen nach… -> Findet…

Ba Sup -> im Namensfeld findet Bachmann Support!
! -> doppelte Werte!
=’Meier‘ -> Alle Meier, keine Meierhofer
= -> leeren Feldinhalt
1.1.2015…31.12.2015 -> Alle Datensätze im Bereich
2015 -> Alle 2015 Datensätze (z.B. im Rechnungsdatum)
10.2015 -> Alle Oktober 2015 Datensätze
>1.1 -> ab 1.1. diesen Jahres
<=16.11.2015 -> bis und mit 16.11.2015
M@@er -> Mayer, Meier, …
*mann -> Bachmann, Kaufmann, …

Beachten Sie im Suchmodus oben die Einfügen-Symbole um Nachzuschlagen.

Das Suchergebnis kann auch umgekehrt werden; im Menü Datensätze mit Menüpunkt Ausschluss anzeigen.


Adressen manuell selektieren

  • alle Adressen anzeigen in Liste
  • gewünschte Adressen ausschliessen (Taste x am Zeilenende)
  • zum Schluss im Menü Datensätze/Adresse mit Menüpunkt Ausschluss anzeigen


Alle Kunden und Lieferanten selektieren

Suchkriterien: Kategorie Kunde oder Kategorie Lieferant):

  • Suchen klicken
  • Im Klappmenu Kategorie Kunde auswählen
  • Im Menü Abfrage: Neue Abfrage hinzufügen

  • Kategorie Lieferant auswählen
  • ENTER, Zeilenschaltung drücken oder nochmals mit der Maus die Taste suchen klicken.

Adressen suchen von einmaligen Käufern

  • Suchen klicken in der Rechnungsliste
  • Nach doppelten oder mehrfachen Rechnungsempfängern suchen, indem das Zeichen ! in der Spalte Firma eingegeben wird
  • Zeilenschaltung auf der Tastatur oder nochmals die Suchen Taste anklicken .
  • Ganz oben im Klappmenu Rechnungen den Befehl Ausschluss anzeigen auswählen
  • Taste ALT gedrückt halten und auf Register Adresse klicken


Adressen suchen von Stammkunden

  • In der Rechnungsliste suchen nach ! in der Spalte Firma
  • Taste ALT gedrückt halten und auf Register Adresse klicken


Suchen nach Zeilenschaltung am Textende

  • Kopieren Sie irgendwo her eine Zeilenschaltung
  • Taste Suchen anklicken
  • Ins gewünschte Feld, z.B. Firma folgendes einsetzen: ==*’Zeilenschaltung‘

  • Enter Taste betätigen oder nochmals Suchen anklicken

Weitere Infos zum einschränken von Suchabfragen: KB 1009
Suche in Kategorien: KB 1297
Exakte Suche: KB 1430



Exakte Suche


Suche in Textfeldern

  • Taste Suchen anklicken
  • Um nun Johann-Sebastian Bach zu finden ins Feld Name ==’bach‘ einsetzen.

  • Enter Taste betätigen oder nochmals Suchen anklicken

Falls nur bach eingetragen wird, werden auch Bachmann, Bachhofer und andere mit Bach am Wortanfang gefunden.
Mit Suche nach == vor dem Suchbegriff muss der Gesamte Text übereinstimmen


Suche in Kategorien

– Um nur alle Newsletter deutsch zu finden ohne Newsletter deutsch Messe und Newsletter deutsch Weihnachten wählen Sie im Suchmodus die Markierung Sonstiges… und geben =’Newsletter deutsch‘ ein.

Mit nur einem vorangestellten = und Suchbegriff in wird in jeder Zeile der mehrzeiligen Kategorien der komplette Begriff gesucht.

Weitere Infos zum einschränken von Suchabfragen: KB 1009
Suche in Kategorien: KB 1297



Einstellungen: Empfänger Adressposition


Ist das Fenster bei Ihren Couverts links oder rechts?

  • Register Einstellungen anklicken (z.B. im Startermodul)
  • Auf Register Briefkopf klicken
  • Ganz unten bei Briefabsender kann sowohl die Adressposition links oder rechts gewählt werden.

Ebenso kann die Position von Ort/Datum bei Briefen ebenso eingestellt werden.

Kontrollieren Sie unter dem Register Auftrag/LS, unter Druckoptionen die Schriftgrösse des Adress-Blockes.



Benutzername ändern


Übersteuerung des System Benutzernamen

Mac OS: Wählen Sie neben dem Apfelmenu im FileMaker Pro Menu den Punkt Einstellungen
Windows: Wählen Sie in der Menuleiste am oberen Fensterrand Bearbeiten, Einstellungen


Den Namen festlegen, der den Benutzer identifiziert

Dieser Name wird z.B. in den Adressen, Ereignissen, Offerten, usw. verwendet.



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