MiniBüro Pro unterstützt drei verschiedene QR-Einzahlungsscheintypen. Diese können für unterschiedliche Zahlungsarten definiert werden. Welchen Einzahlungsschein Sie verwenden sollten oder möchten können Sie folgendem Artikel entnehmen.

Zahlungsart definieren

Bevor Sie unterschiedliche Einzahlungsscheine verwenden können, müssen Sie mindestens eine Zahlungsart definiert haben. Pro Zahlungsart können Sie nur einen Einzahlungsscheintyp definieren. Wechseln Sie hierzu in den Einstellungen auf den Bereich FiBu im Menupunkt Kontoeinstellungen können Sie neue Zahlungsarten definieren (1).

Diese Zahlungsarten tauchen dann im Menu Rechnung -> ESR auf (2).

Zahlungen von Onlinebanking einlesen/verarbeiten:

QR-Einzahlungsschein mit QR-IBAN und Referenz (Nur MiniBüro Pro oder MiniBüro 21)

Wechseln Sie in den Einstellungen auf Rechnungen -> ESR.

1. Wählen Sie Ihre zuvor definiert Zahlungsart, mit welcher der Einzahlungsschein verknüpft werden soll.

2. Wählen Sie danach unter Typ „ESR /QR (IID)“.

3. Setzen Sie das Häckchen unter QR-Rechnung um die QR-Rechnung zu aktivieren. Wünschen Sie einen Paralell-Betrieb mit dem bisherigen orangen Einzahlungsschein folgen Sie dieser Anleitung.

4. Geben Sie unter „Zugunsten von“ Ihre dreizeilige Firmenadresse an. Erscheint eine Warnung, haben Sie ggf. zuwenige oder zuviele Zeilen angegeben.

5. Geben Sie die von Ihrer Bank gelieferte QR-IID unter QR-IBAN an. Erscheint eine rote Warnung ist die eingegebene QR-IID ungültig.

6. Definieren Sie ggf. einen horizontalen und vertikalen Versatz, falls Ihr Einzahlungsschein nicht perfekt in das vorgesehene Perforationsmuster gedruckt wird.

7. Geben Sie einen freiwählbaren mehrsprachigen Werbetext an, der auf den QR-Einzahlungsschein gedruckt wird.

8. Definieren Sie welcher Einzahlungsschein jeweils gedruckt werden soll. Falls Sie keinen Paralellbetrieb mit dem alten orangen Einzahlungsschein wünschen, wählen Sie hier „QR“. In den Adressen können Sie ggf. diese Einstellung übersteuern.

Weitere Infos zu den verschiedenen Einzahlungsschein-Typen

Manuelle Zahlungsverarbeitung:

(Zahlungen können nicht von der Bank eingelesen werden)

QR-Einzahlungsschein mit IBAN und Referenz (Nur MiniBüro Pro oder MiniBüro 21)

Wechseln Sie in den Einstellungen auf Rechnungen -> ESR.

1. Wählen Sie Ihre zuvor definiert Zahlungsart, mit welcher der Einzahlungsschein verknüpft werden soll.

2. Wählen Sie danach unter Typ „IBAN mit Referenz / QR“.

3. Geben Sie die IBAN ihres Bankkontos an. Eine QR-IID kann für diesen Einzahlungsscheintyp nicht angegeben werden. Erscheint eine orange Warnung handelt es sich um eine ungültige IBAN.

4. Geben Sie unter „Absender Adresse“ Ihre dreizeilige Firmenadresse an. Erscheint eine Warnung, haben Sie ggf. zuwenige oder zuviele Zeilen angegeben.

5. Definieren Sie ggf. einen horizontalen und vertikalen Versatz, falls Ihr Einzahlungsschein nicht perfekt in das vorgesehene Perforationsmuster gedruckt wird.

6. Geben Sie einen freiwählbaren mehrsprachigen Werbetext an, der auf den QR-Einzahlungsschein gedruckt wird.

QR-Einzahlungsschein mit IBAN ohne Referenz (MiniBüro und MiniBüro Pro)

1. Wählen Sie Ihre zuvor definiert Zahlungsart, mit welcher der Einzahlungsschein verknüpft werden soll.

2. Wählen Sie danach unter Typ „IBAN / QR“.

3. Geben Sie die IBAN ihres Bankkontos an. Eine QR-IID kann für diesen Einzahlungsscheintyp nicht angegeben werden. Erscheint eine orange Warnung handelt es sich um eine ungültige IBAN.

4. Geben Sie unter „Absender Adresse“ Ihre dreizeilige Firmenadresse an. Erscheint eine Warnung, haben Sie ggf. zuwenige oder zuviele Zeilen angegeben.

5. Definieren Sie ggf. einen horizontalen und vertikalen Versatz, falls Ihr Einzahlungsschein nicht perfekt in das vorgesehene Perforationsmuster gedruckt wird.

6. Geben Sie einen freiwählbaren mehrsprachigen Werbetext an, der auf den QR-Einzahlungsschein gedruckt wird.

QR-Code überprüfen

Prüfen Sie die Lesbarkeit mit Ihrer Onlinebanking App auf Ihrem Mobilphone. Referenztext wird je nach Bank unterschiedlich behandelt. Oftmals wird bei unreferenzierten QR-Rechnungen der Kundennamen in der Bankbuchung ausgewiesen. Alternativ gibt’s diverse Onlineanbieter, um QR-Rechnung zu prüfen, resp. zu validieren. Zum Beispiel https://www.qr-rechnung.net/#/scan

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Orange und rote Einzahlungsscheine werden per 30. September 2022 eingestellt

Der Termin für die Einstellung der roten (ES) und orangen (ESR) Einzahlungsscheine steht nun offiziell fest. Die PostFinance hat das Enddatum der Einzahlungsscheine auf den 30. September 2022 festgelegt.

MiniBüro 21 mit QR-Einzahlungsschein

Was ist eine QR-Rechnung?
Auf separatem weissem, perforierten Papier wird der QR Code aufgedruckt. Auf diesem sind sämtliche zahlungsrelevanten Daten enthalten. Um sich von anderen QR-Codes abzugrenzen, befindet sich im Zentrum ein Schweizer Kreuz. Zusätzlich sind Angaben wie das Konto, der Empfänger, der Zahlungspflichtige und der Rechnungsbetrag ersichtlich.
Für die neuen QR-Rechnungen erhalten Sie eine separate, neue IBAN Nr., die sogenannte QR-IID von Ihrer Bank.

Weiter Informationen finden Sie hier.

Die verschiedenen QR-Einzahlungsscheine

In MiniBüro 21 werden drei QR-Einzahlungsschein-Typen unterstützt. In MiniBüro wird nur der QR-Einzahlungsschein ohne Referenz mit IBAN unterstützt.

QR-Einzahlungsschein mit QR-IID und Referenz

Dieser Typ ersetzt den bisherigen orangen Einzahlungsschein. Sie müssen sich bei der Bank anmelden und erhalten eine spezielle QR-IBAN, die sogenannte QR-IID. MiniBüro generiert automatisch für jede Rechnung eine individuelle Referenz (1), die die Kunden beim Bezahlen angeben müssen. Ausserdem werden mit dem Swico-Standard weitere Informationen (2) für den Zahlungsempfänger in die zusätzlichen Informationen kodiert.

Durch das Einlesen des Gutschriftsfiles camt.054 können Sie automatisch die bezahlten Rechnungen anhand des Referenzcodes abgleichen. Dabei wird für den alten orangen sowie für den neuen QR-Einzahlungsschein dieselbe Referenznummer verwendet.

Einrichtung des QR-Einzahlungsschein mit Paralellbetrieb Betrieb oranger EZ

Einrichtung QR-Einzahlungsschein

QR-Einzahlungsschein mit IBAN und Referenz

Mit diesem Einzahlungsschein können Sie auch Rechnungen ins Ausland stellen. Die generierte Structured Creditor Reference wird im gesamten SEPA-Zahlungsraum unterstützt. Sie benötigen hierzu lediglich eine normale IBAN Ihres Bankkontos. Eine spezielle Anmeldung bei der Bank ist nicht notwendig. MiniBüro generiert aus der Rechnungsnummer automatisch eine Kreditorreferenz. Aus der Rechnungsnummer 14001 wird so RF83 1400 1 . Wobei die ersten vier Stellen die Prüfziffer räpresentieren.

Einrichtung des QR-Einzahlungsschein mit IBAN und Referenz

QR-Einzahlungsschein mit IBAN ohne Referenz

Dieser QR-Einzahlungsschein enstpricht dem bisherigen roten Einzahlungsschein. Sie benötigen hierzu lediglich eine normale IBAN Ihres Bankkontos. Eine spezielle Anmeldung bei der Bank ist nicht notwendig. Die Rechnungsnummer wird hierbei in den Informationsteil (1) der QR-Rechnung gedruckt. Ein automatischer abgleich wie beim orangen Einzahlungsschein oder der QR-IID ist hier nicht möglich.

Einrichtung des QR-Einzahlungschein mit IBAN

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Üblicherweise wird Ihre camt.054 Datei in den Download Ordner Ihres PC’s gespeichert. Starten Sie nun MiniBüro und wählen Sie die ESR Verwaltung aus. Klicken Sie auf ESR Datei oder XML  einlesen. Anhand der Referenznummer werden die passenden Kunden Rechnungen aufgerufen und können verbucht werden.

ESR verbuchen

Sollen die Kunden Rechnungen zusätzlich in die FiBu gebucht werden, muss in den Einstellungen, Rechnungen, Allgemein, das Automatische Rechnungen verbuchen aktiviert sein.

1. Falls Sie eine Zahlung einer anderen Rechnung zuweisen möchten, klicken Sie auf ändern und wählen im aufgehenden Fenster die gewünschte Rechnung aus
2. Klicken Sie auf verbuchen. Nun werden alle eindeutig zuweisbaren Rechnungen auf bezahlt gesetzt und falls in den Einstellungen so definiert, direkt in die FiBu geschrieben und verbucht.
3. Falls Sie eine Ordnerablage führen, können Sie direkt aus der ESR Liste die Rechnungskopien drucken

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ESR ist ein gemeinschaftlicher Zahlungsbeleg der Schweizerischen Post und der Schweizer Banken. Die Post spricht von VESR (Verfahren Einzahlungsschein mit Referenznummer), die Banken sprechen von BESR (Bankeinzahlungsschein mit Referenznummer). Der ESR hat eine orange Hintergrundfarbe und benötigt fortlaufende und eindeutige Rechnungsnummern.
MiniBüro Pro berechnet die Referenznummer und die ESR-Zeile. Sie benötigen daher orange blanko Einzahlungsscheine. Optimal geeignet sind die „gerahmten“ Bezugsmöglichkeiten

Ab 30.Juni 2020 wird der neue Einzahlungsschein schweizweit eingeführt. Die parallele Nutzung von alten und neuen Einzahlungsscheinen ist bis Mitte 2021 zulässig, danach werden nur noch die neuen Einzahlungsscheine mit Datencode (QR-Code) verarbeitet.

QR-Rechnung ersetzt zukünftig alle Einzahlungsscheine (neu in MiniBüro 12 Pro)

Ab 30.6.2020 werden die bisherigen orangen und roten Einzahlungsscheine schrittweise durch die QR-Rechnung abgelöst.

Fragen Sie bei Ihrer Bank/Post nach Ihrer Teilnehmer Nr., Konto Nr. und QR-IBAN.

1. ESR-Identifikationsnummer
2. ESR-Teilnehmernummer
3. QR-Rechnung aktivieren
4. QR-IBAN

ESR-Formular Typ 609 (gerahmt) bei der Bank/Post oder Druckerei bestellen

• Fragen Sie bei Ihrer Bank/Post nach Ihrer ESR-Identifikationsnummer. Die Bank/Post wird Ihnen folgendes angeben:
  ESR-Identifikationsnummer
  Teilnehmer Nr. Bank
  Bankangaben
• Füllen Sie für jede Zahlungsart den Einzahlungsschein aus.
• Stellen Sie sicher, dass Sie unsere OCRB Schrift installiert haben. Die Textmuster Test 0123456789>+ sollten identisch sein. Andernfalls die Schrift OCRB10 laden und installieren
• Bevor Sie loslegen, senden Sie Ihrer Bank/Post einige Musterdrucke zu. Erst nach der Bank/Postkontrolle dürfen Sie Ihre ESR verwenden.

1 = ESR-Identifikationsnummer
2 = ESR-Teilnehmernummer
3 = Vollständige Adresse des Finanzdienstleisters
4 = Ihre „Bankadresse“
5 = Für jede Zahlungsart können separate ESR Einstellungen hinterlegt werden. ESR muss zwingend ausgewählt sein, damit Einzahlungsscheine gedruckt werden!
6 = Ihr Werbetext
7 = Druckerpositionierung

Zahlungsart

Die Zahlungsarten werden in den Einstellungen, FiBu hinterlegt.

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